フリーランスのWebディレクター必須のGmailの使い方・使い倒し方

企業に勤めているとWindowsPCであればOutlookかBecky!を使い
Macであれば規定のメールソフトを使われている方が多いと思います。
フリーランスであれば自分が使うメールソフトは自分で選べるので、
やはりGmailを使わない手はないと思います。
今日はそのGmailの魅力と各種TIPSを説明していきます。

便利なショートカットキー

Gmailの魅力は様々ですが、何といっても真っ先に思い浮かぶのは
その豊富なショートカットキーではないでしょうか。
・送信済みメール一覧への移動
・下書きメールへの移動
・受信箱への移動
・重要なメールにスターを付ける
・新規メール作成
・返信
・全員に返信
・既読
・未読に戻す
・削除
・全て選択
などなど、ショートカットキーを使いこなせれば、
マウスを使うことはほぼありません。
全てキーボードだけでメールの処理が事足ります。

しかも、設定画面で自分独自のショートカットキーを設定できるので、
自分の思い通りの配置が可能です。
このショートカットキーを使いこなすだけで、
Webディレクターというメールを頻繁に扱う職種の特徴上、
30%は業務効率が改善されると思います。

Google Driveと連携したデータの管理

GmailもGoogle Driveも無料で利用することができるツールですが、
どちらもGoogle製品なので連携が容易です。
基本的に全てのデータをGoogle Driveに格納しておく癖をつけておけば、
それらのデータをメールに添付してカンタンに送ることができます。
逆に先方から送られてきたデータもボタン1つでGoogle Driveに保存できます。

Inboxの活用

元々便利だったGmailですが、このInbox（https://www.google.com/inbox/）
の登場で更に利便性が増しました。
Inboxはタスク処理に焦点を当てたツールです。
Gmailのメールボックスをそのまま引き継ぐ形でメールが見れます。

Inboxの最大の利点はスヌーズ機能です。
日々大量のメールを処理していると、
TodoistやWunderlist等のタスクツールにメモしておくほどでもない、
ただし、返信するのに5分とか10分かかるので後で返信したい、
といったようなメールが細かく積み上がっていくことがあると思います。

そういったメールが受信箱にたまっていくと、
何かタスクがたくさん残っているようで気持ち悪さを感じないでしょうか。
そういう時に役立つのがこのスヌーズ機能です。
・1時間後
・3時間後
・明日の9時
・1週間後
など指定の時間を選んで、
一時的に受信箱から対象のメールを消すことができます。

消えたメールは上記で設定した時間に戻ってきます。
この機能のおかげでカンタンに受信箱を空にすることができ、
非常に爽快な気持ちになることができます。
この快感は思ったよりもはるかに効果的です。
しかもGmail同様に無料なので使わない手はないです。

豊富なプラグイン

世界中で愛されているGmailは、WordPressと同様にプラグインも多く、
更に自分好みにメールをカスタマイズすることができます。

多用にあるGmailプラグインの中で、私がお勧めするのは2つです。

①Boomerang
基本的な使い方は上記でご案内したInboxと同じです。
Inboxをもう少し便利にしたプラグインで、スヌーズ機能に加えて、
「メールを送った相手が●日の×時までに返信をくれなかったら、
アラートメールが自分自身に戻って来る」
というリマインダー機能的な機能が付いています。

この機能のおかげで、いちいちお客様へいついつまでに確認する、
とタスクツールに残しておく必要がないので非常に画期的な機能です。

また、予約配信機能もあります。
夜中まで作業をしていて、その結果をお客様にご報告する際に、
あまり遅い時間に連絡すると相手に心配を掛けてしまう可能性があります。
かと言って翌日にメールを送るというタスクを残しておくのも微妙です。
そのような時に、メールの文章だけ作っておいて、
指定時間になったら自動的に配信される予約機能は非常に便利です。
②INBOX PAUSE
その名の通りのプラグインですが、
集中して作業をしている途中に重要なメールの通知がくると、
一気に集中力が分散してしまいます。
そういったケースの時は、そもそもメールを受信するのを止めましょう
というコンセプトで作られたプラグインです。

カフェに行く、集中ルームに行くなどの物理的な環境変化だけではなく、
メールの受信を止めることで一気に集中力が高まります。
如何でしたでしょうか。
私はGmailを使い続けて10年が経ちますが、
もうGmail以外のメールソフトを使おうという気になりません。
是非皆さんも一度Gmailを手にしてみて下さい。

Posted by：なやさん